Digitalisierung von Verwaltungsleistungen im Online-Portal einer Bundesbehörde.

Digitalisierung von Verwaltungsleistungen im Online-Portal einer Bundesbehörde.

Anforderungen des Kunden.

Unser Kunde ist eine der großen deutschen Behörden und bietet eine Vielzahl von Leistungen für Bürger:innen und Unternehmen im In- und Ausland an. Durch das „Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen“ bzw. „Onlinezugangsgesetz“ (OZG) sind Behörden verpflichtet, ihre Verwaltungsleistungen digital über Portale anzubieten. 

Randstad Digital wurde damit beauftragt, Verwaltungsleistungen digital abzubilden. Dies soll auf Basis neuester Technologien sowie unter Verwendung einer einfachen und bürgernahen Sprache geschehen. Leistungen sollten in den digitalen Portalen der Behörde intuitiv auffindbar und nutzbar sein. 

Unser Fokus liegt dabei auf einer kundenzentrierten Entwicklung der Verwaltungsleistungen unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben. Bezüglich der Benutzeroberfläche ist besonders auf ein einheitliches Design zu achten, das eine einheitliche Interaktion für alle angebotenen Leistungen ermöglicht. 

Auf technologischer Ebene umfasst das Projekt standardisierte Schnittstellen, ein einheitliches Identity- und Access-Management, sowie die Nutzung von Container- und Cloud-Konzepten. Zudem finden die hohen Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen der Behörde besondere Berücksichtigung.

Die Herausforderung der kundenzentrierten Produktentwicklung.

Bei der Durchführung des Projekts geht Randstad Digital gemäß der folgenden, mit dem Kunden vereinbarten Leitplanken vor:

• Um unterschiedliche Zielgruppen zu erreichen, holen wir das Feedback der Anwender:innen ein und passen den Inhalt und die Sprache der Portale auf verschiedene Zielgruppen an.
   
• Wir gestalten die in den Portalen bereitgestellten Leistungen übersichtlich und verständlich und ermöglichen somit den Bürger:innen und Betrieben eine komfortable Dateneingabe zur Formulierung ihrer Anliegen.
   
• Wir achten von Anfang an auf die Barrierefreiheit der bereitgestellten Verwaltungsleistungen und führen hierzu umfangreiche Tests mit modernen Werkzeugen durch. 
   
• Um den hohen Anforderungen an die Informationssicherheit gerecht zu werden, verwenden wir eine Vielzahl von automatisierten Tests und testen die Portale zudem auf verschiedenen mobilen Endgeräten.

Die gesetzlichen Anforderungen. 

Ein besonderes Augenmerk der Behörden liegt auf den gesetzlichen Anforderungen für die digitalen Verwaltungsleistungen. Diesen Anforderungen wurde Randstad Digital im Projekt wie folgt gerecht:

• Unser Team ist ein fester Bestandteil des Risiko-Management-Prozesses und des Sicherheits-Reifegrad-Modells der Behörde.
   
• Wir liefern die nötigen Informationen zur Bewertung des Schutzbedarfs von Informationen und zur Durchführung von Bedrohungsanalysen.
   
• Wir sichern alle kritischen Softwarebestandteile entsprechend der vorgeschriebenen Methodik ab und verwenden Library-Scanner zur dynamischer Codeanalyse.
   
• Unser Team berücksichtigt die Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), der IT-Sicherheitsverordnung Portalverbund (ITSiV-PV) und der Barrierefreiheit (BFSG, BITV).

Unsere Lösung.

Das Team von Randstad Digital leistet einen wichtigen Wertbeitrag im größten Modernisierungsprojekt der öffentlichen Verwaltung seit Bestehen der Bundesrepublik Deutschland.

• Online-Technologien und Tools: Wir arbeiten in einer modernen Entwicklungsumgebung entlang etablierter Prozesse und Methoden, um die Vorgaben der Behörde bezüglich Qualität und Sicherheit zu erfüllen. Mit Hilfe unserer modernen Werkzeuge, die selbstverständlich in Container- und Cloud-Konzepte integriert sind, erreichen wir einen sicheren und nachvollziehbaren Informationsaustausch zwischen den Portalen und den internen Systemen der Behörde.
   
• Projektdurchführung: Auf Basis unseres Methodik-Werkzeugkastens und unseres bewährten Projektvorgehensmodells setzen wir Kundenforderungen zeitnah um und stellen diese als Verwaltungsleistungen auf den Portalen bereit.
   
• Einheitliche Bedienbarkeit: Wir bauen für jede Verwaltungsleistung zunächst einen Prototyp auf Basis unseres „User Experience Konzeptes“ und unserer „Design Pattern Library“. So erreichen wir, dass die neue Verwaltungsleistung zu 100 Prozent zu den übrigen Verwaltungsleistungen der Portale passt. Für den Prototyp holen wir uns Feedback aus entsprechenden Labortests.
   
• Qualitätsmanagement und Test: Sicherheitskritische Softwareanteile entwickeln wir entsprechend des Qualitätssicherungshandbuchs der Behörde. Wir stellen monatlich Statusdaten aus unseren Tests, unseren Sprintergebnissen und dem Kundenfeedback als Input für Qualitätsberichte bereit. Wir achten darauf, dass fachlich oder technisch bedingte Änderung an den Leistungsobjekten den vorgeschriebenen Abnahmekriterien genügen. Die Behörde gibt unsere Sprintergebnisse frei – unter Einbindung ihrer technischen Koordinatoren, sowie Vertretern der IT-Sicherheit und unserer Team-IT-Sicherheitsbeauftragten.
   
• Agile Entwicklung und Wartung: Ganz im Sinne von DevOps tragen wir als Team die Verantwortung für die Wartung und Pflege der auf den Portalen angebotenen Verwaltungsleistungen. Dabei stimmen wir die Wartung von gemeinsam genutzten Libraries mit den Teams der Behörde ab. Selbstverständlich richten wir unsere Entwicklungsarbeiten vollumfänglich auf die Go-live-Termine in den Portalen aus, so dass die Behörde verlässliche Bereitstellungstermine der Leistungen kommunizieren kann. 
   
• Barrierefreiheit: Die Behörde schreibt die vollumfängliche Berücksichtigung der Barrierefreiheit bei der Softwareentwicklung vor. Um diese von Anfang an zu gewährleisten, verwenden wir eine Vielzahl von Tools und Methoden. Darüber hinaus initiieren wir Tests im jährlichen Turnus und beheben eventuelle Problemfälle zeitnah.

Ergebnisse und Ausblick.

Die Zielsetzung umfasst die folgenden Ergebnisse für unseren Kunden:  

• Auf Basis neuester Technologien und unter Verwendung unseres bewährten Prozess- und Methoden-Werkzeugkastens leisten wir einen wichtigen Wertbeitrag zur Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung. 
   
• Unser Team konnte der hier betrachteten Behörde bereits drei vollständig neue Verwaltungsleistungen auf den Portalen bereitstellen und hat sich bei der Wartung und Pflege von mehr als zehn Verwaltungsleistungen einen Namen als verlässlicher Partner gemacht. 
   
• Im weiteren Verlauf des Projekts wird es darum gehen, die Vielzahl der Verwaltungsleistungen stärker zu automatisieren und immer enger mit den internen Systemen der Behörde zu verzahnen, um so alle Verwaltungsvorgänge zu beschleunigen und eine schnellere Bearbeitung der Anliegen von Unternehmen und Bürger:innen zu erreichen.